Softwarebüro Krekeler:
Trends im Dokumentenmanagement: KI als Produktivitätstreiber und Documentchain als "Archiv der Zukunft"
Königs Wusterhausen – Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und die Einführung der Documentchain gewinnen als die Trends der Zukunft im Dokumentenmanagement zunehmend an Bedeutung. Davon ist Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler (www.krekeler.de), überzeugt: „Beide Technologien bergen enormes Potential für ein modernes Dokumentenmanagement, um die Effizienz und Revisionssicherheit in der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in Unternehmen zu steigern“, meint der Wirtschaftsingenieur.
Mit dem exponentiellen Anstieg der Datenmengen und der Notwendigkeit, Informationen effektiv zu organisieren und zugänglich zu machen, bildet KI innerhalb eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) eine starke Säule: Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und fortschrittlichen Algorithmen können Unternehmen ihre Dokumente automatisch klassifizieren, relevante Informationen extrahieren und sogar komplexe Aufgaben wie die automatische Verschlagwortung und das Wiederfinden von Dokumenten optimieren. Die KI ermöglicht zudem eine präzise und schnelle Verarbeitung großer Datenmengen, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führt.
Bereits heute ist das Potenzial von KI auch im vom Harald Krekeler entwickelten Office Manager DMS (www.officemanager.de) ab Version 23.0 im Zusammenhang mit dem Dateiimport und dem Scannen von Papierdokumenten ersichtlich: Beim automatischen Scannen von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten werden Daten ausgelesen und extrahiert, das DMS erkennt Duplikate und Schlüsselwörter und kann Dokumente zur Weiterverarbeitung bereitstellen. „Noch erfolgen finale Prüfungen oder Freigaben von Dokumenten durch zuständige Sachbearbeitende, jedoch wächst der Automatisierungsgrad stetig mit jeder neuen Version der Software“, sagt Harald Krekeler.
„Weiter kann KI eingesetzt werden, um Dokumente automatisch zu klassifizieren, Metadaten zu extrahieren oder Inhalte zu analysieren. Dadurch wird der manuelle Aufwand minimiert und die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. Die Verwendung von KI ermöglicht zudem eine intelligente Suche innerhalb großer Datenbestände. So können KI-gestützte Suchalgorithmen Dokumente nach Inhalten, Stichwörtern oder anderen Kriterien durchsuchen und relevante Ergebnisse liefern. Dadurch wird die Auffindbarkeit von Informationen verbessert und die Zeit für die Suche nach bestimmten Dokumenten erheblich reduziert“, führt Harald Krekeler aus.
Doch damit nicht genug: KI-gestützte Textanalyse und maschinelles Lernen können in einem DMS automatisch relevante Schlagwörter und Tags zu Dokumenten hinzufügen. Dies erleichtert die spätere Suche und Kategorisierung von Dokumenten und trägt zur effizienten Organisation des Dokumentenbestands bei. Zudem kann KI genutzt werden, um Informationen in Dokumenten zu extrahieren und zu analysieren. „Das können beispielsweise Datenpunkte wie Namen, Adressen, Beträge oder andere strukturierte Informationen sein. Durch die automatische Extraktion und Analyse dieser Informationen können Geschäftsprozesse wie die Rechnungsverarbeitung oder Vertragsprüfung beschleunigt und Fehler minimiert werden“, so Krekeler.
Ein weiterer bedeutender Fortschritt im Dokumentenmanagement ist die Einführung der Documentchain als "Archiv der Zukunft". Die von Krekeler speziell für das Dokumentenmanagement entwickelt Documentchain basiert auf der Blockchain-Technologie und bietet zusammen mit einem DMS die sichere und unveränderliche Aufbewahrung von Dokumenten. Zu jedem Dokument wird ein eindeutiger Fingerabdruck (Hashwert) auf Documentchain gesichert. Dadurch wird die Integrität der Dokumente über die Zeit hinweg garantiert. Unternehmen können auf diese Weise Vertrauen schaffen und die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten sicherstellen.
„Bei der Implementierung von Documentchain im DMS werden nur die Hashwerte datenschutzkonform in Blöcken auf der Blockchain gespeichert. Jeder Block enthält Informationen über das Dokument, wie beispielsweise den Dateinamen, den Ersteller, den Zeitstempel und den Hash-Wert des Dokuments“, erklärt Harald Krekeler. Der Hash-Wert ist eine eindeutige kryptografische Darstellung des Dokuments, die es ermöglicht, nachträgliche Änderungen zu erkennen. „Durch die Verwendung von Documentchain im DMS können verschiedene Vorteile realisiert werden. Zum einen wird die Transparenz erhöht, da alle Änderungen an den Dokumenten in der Blockchain verzeichnet werden und für berechtigte Benutzer sichtbar sind. Ein weiterer Vorteil besteht in der dezentralen Natur der Blockchain“, ergänzt Krekeler. Denn jeder Block enthält eine Referenz zum vorherigen Block und eine kryptografische Signatur, die die Integrität der gespeicherten Daten gewährleistet.
Harald Krekeler betont die Bedeutung beider Trends: "Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und ihre Produktivität zu steigern. Die Documentchain kann als Archiv der Zukunft betrachtet werden, denn sie revolutioniert die Art und Weise, wie Dokumente gespeichert und verwaltet werden. Durch die Kombination von KI und der Documentchain eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Informationsverwaltung zu transformieren und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen."
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de und de.documentchain.org
