Softwarebüro Krekeler:

DSGVO-konform und einfach: Digitale Personalakte wird Teil des DMS-Alltags

Königs Wusterhausen – Der Datenschutz in Personalakten ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten besonders geschützt werden. Das gilt auch für alle Informationen in Personalakten. Um diese Herausforderung effizient zu meistern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, empfiehlt das Softwarebüro Krekeler die Integration der digitalen Personalakte in ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Eine zusätzliche Softwarelösung ist dafür nicht notwendig, die Funktionen lassen sich direkt in die gewohnte Arbeitsoberfläche, das DMS, integrieren und bieten damit zahlreiche Vorteile.

„Der Datenschutz ist für Unternehmen besonders im Hinblick auf Personalakten von entscheidender Bedeutung. Doch anstatt mehrere Softwarelösungen nebeneinander zu betreiben, können Unternehmen alle nötigen Funktionen direkt in einem DMS zusammenführen und so die Effizienz steigern“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. „Beispielsweise bietet unsere Lösung Office Manager DMS Unternehmen eine benutzerfreundliche und datenschutzkonforme Möglichkeit, Personalakten sicher und strukturiert zu verwalten.“

Datenschutzkonform arbeiten

Im Einklang mit der DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Zugriff auf Personalakten streng kontrolliert wird. Dies betrifft vor allem sensible Daten wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen. Mit der Integration einer digitalen Personalakte in das DMS wird der Zugriff auf diese Daten klar geregelt. Berechtigungen lassen sich flexibel anpassen, sodass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Diese Berechtigungsstrukturen ermöglichen eine komplexe und sichere Verwaltung aller personalbezogenen Daten.

„Office Manager DMS beispielsweise nutzt ein umfangreiches Berechtigungskonzept, mit dem Unternehmen gezielt festlegen können, wer auf welche Daten zugreifen darf“, so Krekeler und fährt fort: „Damit können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeitende die persönlichen Daten von Angestellten einsehen, was eine wichtige Voraussetzung für den Datenschutz ist.“

Aufbewahrungspflichten: Dokumente automatisch löschen und aufbewahren

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Aufbewahrungspflichten von Personalakten. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden dürfen, als es für den Zweck der Verarbeitung notwendig ist. „Das bedeutet konkret, dass Personalunterlagen wie Bewerbungsunterlagen nach einer Absage innerhalb einer festgelegten Frist gelöscht werden müssen. In Office Manager DMS erhalten Dokumente ein „Verfallsdatum“, das die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ermöglicht. So stellen Unternehmen sicher, dass sie DSGVO-konform handeln und keine personenbezogenen Daten länger als nötig aufbewahren“, betont Krekeler.

Vorteile durch die Integration in bestehende Systeme

Die Integration der digitalen Personalakte in ein DMS bedeutet vor allem auch, dass Unternehmen nicht auf zusätzliche Softwarelösungen angewiesen sind. Stattdessen können sie die notwendigen Funktionen einfach in ihre bestehende Arbeitsoberfläche integrieren. „Das klingt zunächst wenig spektakulär, bietet jedoch zahlreiche Vorteile“, erklärt Harald Krekeler. „Die Bedienung erfolgt in der gewohnten Umgebung, ohne zusätzliche Schulungen oder Softwarewechsel und trotzdem profitieren Unternehmen von einer automatisierten und effizienten Verwaltung ihrer Personalakten.“

Ein DMS ermöglicht darüber eine unternehmensweite Stichwortsuche, durch die alle relevanten Informationen schnell auffindbar sind. Sollte ein Mitarbeitender sein Recht auf Auskunft nach der DSGVO geltend machen, kann das Unternehmen alle relevanten Daten innerhalb kürzester Zeit zusammenstellen und exportieren. „Mit einer dynamischen Stichwortsuche und einer automatisch erzeugten Ordnerstruktur für Personalakten ist das Auffinden von Dokumenten einfacher und schneller als je zuvor“, so Krekeler.

Skalierbar und flexibel: Für Unternehmen jeder Größe

Die Integration einer digitalen Personalakte in ein DMS ist besonders für mittelständische und große Unternehmen mit einer steigenden Anzahl von Mitarbeitern von großer Bedeutung. „Mit der richtigen Software können Personalabteilungen ihre Prozesse signifikant effizienter gestalten und den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Mit Office Manager DMS bieten wir zum Beispiel eine flexible und skalierbare Lösung, die mit dem Wachstum des Unternehmens mitwächst“, erklärt Krekeler.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de