Softwarebüro Krekeler:
Unternehmensdaten schützen: Ein digitales DMS sorgt für mehr Datensicherheit
Königs Wusterhausen – Datendiebstahl, Spionage und Sabotage verursachten der deutschen Wirtschaft im vergangenen Jahr einen Schaden in Höhe von rund 203 Milliarden Euro. Das geht aus einer jüngst veröffentlichten Studie des Digitalverbandes Bitkom hervor. Betroffen ist hierzulande fast jedes Unternehmen: 84 Prozent der deutschen Unternehmen waren Ziel eines Angriffs, weitere 9 Prozent gehen davon aus.
„Die Folgen für Unternehmen können schwerwiegend sein und reichen vom Datenverlust über Datenmissbrauch bis zu zerstörten Geschäftsbeziehungen und Imageschaden. Vor allem Klein- und Mittelständische Unternehmen sind in diesem Zusammenhang stark vom finanziellen Ruin bedroht. Unternehmensdaten, Informationen und Muster sicher aufzubewahren, ist deshalb wichtiger als jemals zuvor“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de).
Der Wirtschaftsingenieur ist Entwickler des seit mehr als 20 Jahren am Markt erhältlichen Office Manager DMS (www.officemanager.de) und ist überzeugt, dass der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) Unternehmen darin unterstützen kann, Daten sicher aufzubewahren. „Es sind ja bei Weitem nicht nur digitale Daten, die gestohlen oder zerstört werden. Auch auf Papierdokumente haben es Kriminelle abgesehen. Ich rate deshalb nicht nur aus Archivierungs- sondern auch aus Datenschutzgründen dazu, Papierdokumente umfassend zu digitalisieren“, sagt Krekeler. Denn: Unternehmensdaten sind im digitalen Archiv viel sicherer als im abschließbaren Aktenschrank – sowohl gegen unbefugte Zugriffe und Manipulationen, als auch gegen äußere Einflüsse, Vandalismus und Sabotage.
„Mithilfe moderner Dokumentenscanner läuft das Digitalisieren heutzutage weitgehend automatisiert und schnell ab. Diese Scanner sind mit Mehrblatteinzug und Stapelverarbeitung ausgestattet und bearbeiten selbstständig Stapel von 50 bis 1.000 Seiten. Bessere Scanner erfassen im Duplex-Scan dank zweier Sensor-Leisten die Vorder- und Rückseite eines Blattes. Zudem speichern sie in Zusammenarbeit mit einem DMS die digitalisierten Dokumente als PDF- oder Bild-Datei ab“, ergänzt Harald Krekeler. Ein weiterer Vorteil: Dokumenteigenschaften, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Datum oder Empfänger, können mit Hilfe der OCR-Texterkennung eines DMS automatisiert erfasst werden.
Rollenbasierte Zugriffskonzepte
In einem DMS können Dateien unterschiedlichster Formate gemeinsam in digitalen Akten organisiert und aufbewahrt werden, ganz gleich ob CAD-Zeichnung, Musik-Datei, E-Mail oder PDF. Umso wichtiger ist es deshalb, dass ein DMS mit einem rollenbasierten Zugriffskonzept ausgestattet ist. Zugriff sollte nur auf Ordner oder Dateien erlaubt sein, die für die jeweilige Tätigkeit auch benötigt werden: „Der Vertriebsmitarbeiter muss nicht in die Buchhaltungsdaten Einblick bekommen und die Personalerin muss keinen Zugriff auf Kundendaten erhalten“, verdeutlicht Harald Krekeler. Ein zusätzlicher Sicherheitsaspekt bringt ein DMS von Hause aus mit: Sämtliche Zugriffe werden automatisch dokumentiert, wodurch nachvollziehbar bleibt, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. „Allerdings steht und fällt das gesamte Zugriffskonzept mit der Authentifizierung. Komplexe Passwörter, die aus Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen bestehen, sollten zwingend verwendet werden. Denkbar ist aber auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der Anwende ein zweites Token verwenden müssen“, rät Krekeler.
Revisionssicher und im Einklang mit Datenschutzbestimmungen
Ein DMS zeichnet sich dadurch aus, dass sämtliche Daten und Prozesse revisionssicher, also manipulationssicher, entlang den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, gespeichert werden. Die Blockchain-Technologie holt aber noch das Plus an Datenschutz an Bord: „Mit Documentchain haben wir beispielsweise eine dezentrale Blockchain für Dokumentenmanagement-Systeme entwickelt. Wichtige Kennmerkmale einer Dokumentdatei werden darin auch im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung gespeichert, nach welcher die sichere Aufbewahrung von Daten, ihre fristgerechte vollständige Löschung und die Wahrung der Betroffenenrechte im Vordergrund stehen“, erklärt Harald Krekeler. Daten werden in Documentchain demnach nicht im Klartext gespeichert, sondern in Form von Hashwerten, also kryptographischen Zahlenfolgen. Die auf Documentchain hinterlegten Daten lassen folglich keinen Rückschluss auf den Inhalt des abgesicherten Dokuments zu. Nur wer das Dokument besitzt, kann dieses den Hashwerten auf der Blockchain zuordnen.
„Allerdings entbindet die Einführung eines DMS ein Unternehmen nicht von weiteren technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, sei es von der Verschlüsselung der Datenübertragung und dem Einsatz einer aktuell zu haltenden Antivirenlösung sowie Firewall über die Sensibilisierung der Mitarbeitenden bis hin zu physikalischen Zugangskontrollen“, mahnt Harald Krekeler.
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de sowie de.documentchain.org/
