Softwarebüro Krekeler:

Nie wieder Termine verpassen und noch mehr Automatisierung bei der Dokumentenverwaltung: Office Manager DMS bekommt Major Upgrade

Version 21.0 mit moderner Benutzeroberfläche, intuitiver Bedienung und neuen, praktischen Erinnerungs- und Importfunktionen


Königs Wusterhausen – Office Manager DMS 21.0 (www.officemanager.de) ist verfügbar. Das Softwarebüro Krekeler stellt den Nutzenden seiner Dokumentenmanagement Software die neueste Version zum Download bereit. „In der neuen Version unseres Office Manager DMS haben wir viele neue Funktionen integriert, die vor allem das Arbeiten mit der Software noch einmal deutlich vereinfachen und damit zu mehr Effizienz führen. So haben wir beispielsweise das Termin- und Aufgabenmanagement verbessert sowie den Dokumentenimport deutlich vereinfacht. Es ist beispielsweise jetzt möglich, mehrere Dokumente in nur einem Schritt in Office Manager zu importieren“, informiert Geschäftsführer Harald Krekeler.

Verbessertes Termin- und Aufgabenmanagement: Nie wieder Termine oder Aufgaben vergessen

Insgesamt erhielt die Benutzeroberfläche einen zeitgemäßen Look mit modernen Menüsymbolen und skalierbaren Vektorgrafiken für eine optimale Darstellung auf hochauflösenden Monitoren. Neu ist die Blätterfunktion im Alarm-Fenster für fällige Termine und Aufgaben: Seit jeher benachrichtigt Office Manager DMS Anwendende automatisch bei fälligen Terminen und Aufgaben. Im neu integrierten Benachrichtigungsfenster können Nutzende jetzt bereits durch alle für sie geplanten Aufgaben und Termine blättern. „Das schafft eine bessere Abstimmung und Eigenorganisation und sorgt letztlich für effizienteres Arbeiten im Team und eine Verbesserung der Termintreue“, verdeutlicht Harald Krekeler.

Ruft beispielsweise ein Kunde an und erbittet ein Angebot, wird dies zunächst als Telefonnotiz im Office Manager erfasst und gleichzeitig für die zuständige Sachbearbeiterin eine Tätigkeit zur Notiz geplant. Die Tätigkeit „Angebot heute erstellen“ erscheint sofort in der Aufgabenliste der Kollegin und wird im Alarmfenster automatisch angezeigt. Mit Hilfe der Dokumentvorlage "Produkt-Angebot" erstellt sie das Angebot. Sobald sie später die schriftliche Bestellung mithilfe Office Manager DMS einscannt, kann die Sachbearbeiterin eine Versand-Tätigkeit für den Kollegen erstellen, welche automatisiert in seinem Aufgaben-Fenster eingespielt wird, sowie eine weitere für die Kollegin in der Buchführung planen.

Neue Vorschau für Kontakte und Aufgaben

Auch die Dokumentenvorschau erhielt ein Update: Damit Anwendende nicht immer das gesamte Dokument komplett laden und öffnen müssen, um es anzuschauen, beinhaltet Office Manager das Feature Dokumentenvorschau. Darin wird der Dateiinhalt angezeigt. „Neben dieser bekannten Dokumentenvorschau gibt es jetzt ein neues Vorschaufenster auch für die Kontakte und die geplanten Tätigkeiten. In der Vorschau wird bei Kontakten und Aufgaben der jeweilige Datensatz angezeigt, so dass auch hier ein effizienteres, schnelleres und bequemeres Arbeiten möglich ist“, erklärt Krekeler.

Ein bei Anwendenden von Office Manager DMS beliebtes und hilfreiches Feature ist die so genannte Gruppierung in Tabellen: Datensätze wie Dokumente, Kontakte oder Aufgaben können beim Drag&Drop-Import auf einfachste Weise einer bestimmten Kategorie, beispielsweise einer Kostenstelle, einem Projekt oder einem Kunden zugewiesen werden. „Einmal erstellte Gruppierungen können jetzt auch gespeichert werden. Mit einem Mausklick kann dann einfach zwischen den gewünschten Gruppierungsansichten umgeschaltet werden“, so Harald Krekeler.

Mehr Automatisierung beim Dokumentenimport

Die aus der Kontaktzuordnung bekannte Belegerkennung mit Phrasen kann jetzt für alle Dokumentattribute, also Kategorien oder Projekte genutzt werden. Harald Krekeler erklärt den Nutzen für Anwendende: „Ist einem Kontakt die Mailadresse, IBAN oder Umsatzsteuer-ID zugeordnet, erkennt Office Manager automatisch, ob ein neues Dokument mit derselben IBAN zu einem bestehenden Kontakt gehört. Analog dieser automatischen Kontaktzuordnung sind mit dem Upgrade auch eindeutigen Phrasen bei allen Dokumentattributen möglich. Beispielsweise kann der Kategorie "Auftragsbestätigung" die Phrase "hiermit bestätigen wir Ihren Auftrag" zugewiesen werden, um alle entsprechenden Dokumente automatisch als "Auftragsbestätigung" zu klassifizieren. Da Anwendende jetzt noch einmal viel weniger eintippen müssen, werden Tippfehler vermieden und sie sparen Zeit“

Mit Version 21.0 umgesetzt wurde zudem ein häufiger Kundenwunsch nach Vereinfachung beim Import mehrerer Dokumente: „Wird beispielsweise ein Stapel Rechnungen importiert, können Nutzende festlegen, dass alle Dokumente die Kategorie "Rechnung" haben, die Bezeichnung und der Lieferant aber automatisch erkannt werden sollen.“

Erweitertes Kontaktmanagement

Mit Version 20.0 wurde im vergangenen Jahr ein CRM-Modul zur Kontaktverwaltung in Office Manager integriert. Dieses wurde weiter verbessert: Eine vollständige Textverarbeitung erlaubt jetzt das schnelle Schreiben, Drucken und Archivieren von Serienbriefen und Briefen direkt in Office Manager an im System hinterlegte Kontakte. Neue Kontakte können zudem jetzt einfach aus der Outlook-Kontaktliste, aus ZUGFeRD-Rechnungen, aus digitalen Visitenkarten und sogar aus markiertem Text, der eine Adresse beinhaltet per Drag&Drop importiert werden.

Eine detaillierte Übersicht aller Neuerungen in Office Manager 21.0 ist hier einsehbar: www.officemanager.de/historie/office-manager-21/21-0-0-569.html