Softwarebüro Krekeler:
Manipulation ist kein Kavaliersdelikt: Protokolle mit DMS verwalten und mit Blockchain-Technologie fälschungssicher aufbewahren
Königs Wusterhausen – Es ist Routine bei Wohnungs- oder Mietwagenübergaben, bei Sitzungen, Unfällen oder einfach nur beim Ablesen des Zählerstandes: Protokoll anfertigen, unterschreiben – fertig. „Protokolle dienen Dokumentationszwecken des Status Quo oder geben wieder, in welcher Reihenfolge ein Vorgang durchgeführt wurde. Ein nachträglich vorgenommener Vermerk – als vermeintliche Aktennotiz – verfälscht das Protokoll jedoch und gilt als Urkundenfälschung“, macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de) aufmerksam.
Nicht ohne Grund: Dass es sich nicht um ein Kavaliersdelikt handelt, zeigt beispielsweise der Fall des früheren Betriebsratschefs der SAP SE, der aktuell beim Mannheimer Arbeitsgericht verhandelt wird. Dem Mann wurde fristlos gekündigt, weil er interne Protokolle gefälscht, E-Mails manipuliert und unterdrückt haben soll. „Insbesondere dann, wenn Protokolle als Nachweise bei Dritten, beispielsweise bei Versicherungen zur Schadensregulierung, dienen, muss sichergestellt sein, dass diese Dokumente über die gesamte Zeit ihrer Aufbewahrung – immerhin sechs Jahre – nicht nachträglich manipuliert werden können oder jede nachträgliche Veränderung, und sei es nur die Aktennotiz, fälschungssicher dokumentiert wird“, so Krekeler.
Der Diplom-Ingenieur hat mit Office Manager DMS (www.officemanager.de) eine Dokumentenmanagementsoftware entwickelt, mit der Dokumente aller Art verwaltet und archiviert werden können. So können beispielsweise Protokolle entweder per Drag and Drop in das Dokumentenmanagement-System übernommen und dort archiviert werden oder direkt in Office Manager erstellt werden. „Protokolle und andere Dokumente, auch Zeichnungen, können sowohl einzelnen Projekten intuitiv zugeordnet oder in einem allgemeinen Geschäftsorder digital verwaltet werden. Mit Hilfe der Volltext- und Katalogsuche werden sie binnen Sekunden wiedergefunden.“, informiert Harald Krekeler. Die Speicherung erfolgt zentral, systematisch und für alle Benutzer des DMS entsprechend ihrer Berechtigung einsehbar.
„Protokolle so aufzubewahren, dass sie bei Bedarf sofort wiedergefunden werden, ist beispielsweise bei Prüfprotokollen von Brandschutz- und Elektroprüfungen wichtig. Im Falle eines Unfalles oder Brandes reicht es schließlich nicht aus, wenn ein Prüfsiegel auf dem Gerät oder der Maschine angebracht ist. Vielmehr muss die Prüfung dokumentiert und im Schadensfall dieses Protokoll den Versicherern oder Berufsgenossenschaften vorgelegt werden“, mahnt Harald Krekeler.
Um für höchst mögliche Revisionssicherheit zu sorgen und um Manipulationen an Protokollen und anderen Dokumenten auszuschließen, hat das Softwarebüro Krekeler mit Documentchain (de.documentchain.org/) zudem die dezentrale Blockchain-Technologie nutzbar gemacht. Um Daten in der Documentchain zu hinterlegen, nutzen Anwender einen Webserver oder die lokale Walletsoftware DMS Core. Die Anwendungssoftware für Windows, Linux oder macOS berechnet und speichert Hash-Werte von Dokumenten in den Datenblöcken. „Wer Documentchain nutzt, bleibt im Besitz seiner Daten und Dateien. Es werden ausschließlich Hashwerte gespeichert, so dass Documentchain datenschutzkonform ist“, erläutert Harald Krekeler und fährt fort: „Die in dieser dezentralen Datenbank hinterlegten Informationen werden mit Zeitstempel und Transaktionsdaten versehen. Zu jedem späteren Zeitpunkt kann nachgewiesen werden, dass beispielsweise ein Protokoll im Moment des Speicherns in genau dieser Fassung vorhanden war.“
Weitere Informationen unter: de.documentchain.org/ sowie www.officemanager.de
