Softwarebüro Krekeler:

DMS verändert Kundenkommunikation: Digitale Kundenakten liefern Informationen auf Knopfdruck

Königs Wusterhausen – Das Internet hat Menschen daran gewöhnt, auf Knopfdruck Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Das Gleiche erwarten sie auch von ihren Geschäftspartnern – und zwar über alle Branchen hinweg: Wer bei seinem Lieferanten eine Garantieleistung für ein erworbenes Produkt oder beim Steuerberater den Bearbeitungsstand einer Steuerangelegenheit erfragt, erwartet heutzutage binnen weniger Augenblicke eine Auskunft am Telefon.

Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie dem Office Manager (www.officemanager.de) ist das auch gar kein Problem: Die Softwarelösung ermöglicht es, alle wichtigen Informationen und Geschäftskorrespondenzen, die bis dahin abteilungsübergreifend verstreut in E-Mails, in einzelnen IT-Systemen oder in Papierakten lagen, gebündelt in einer digitalen Kundenakte zu speichern und so binnen Sekunden auf den Bildschirm des Rechners aufzurufen.

„Solche digitalen Kundenakten lassen sich in Office Manager sehr einfach anlegen, denn Dokumente werden direkt in dem entsprechenden Projekteintrag abgelegt. Hierfür müssen die Dateien vom jeweiligen Rechner nur per Mausklick in Office Manager importiert werden. Das können Office-Dateien sein, aber auch Bilder, CAD-Zeichnungen oder Audiodateien. Da das Programm zudem mit anderen IT-Geräten wie Drucker, Scanner und Kopierer vernetzt werden kann, lassen sich Daten problemlos hin und her schieben. Auf diese Weise können zum Beispiel eingescannte Papierdokumente kinderleicht eingebunden oder E-Mails per Drag&Drop aus dem Mail- Programm in Office Manager überführt werden“, erläutert Harald Krekeler, Entwickler der Office Manager DMS. Alle Dokumente werden über Volltextindexierung automatisch erfasst und dem Kunden zugeordnet. Diese Volltextindexierung ermöglicht es später auch, dass Dokumente über eine Schlagwortsuche im Handumdrehen wieder zur Verfügung stehen.

Ausgestattet mit entsprechenden Zugriffsrechten können so alle Mitarbeiter die Informationen einsehen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das ist auch intern von großem Nutzen, wenn beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst oder standortübergreifend auf hinterlegte Kundeninformationen zugreifen wollen oder müssen: Welche Bestellungen laufen gerade, wurden die Rechnungen bezahlt? Welche Angebote könnten für den Kunden anhand seiner bisherigen Aufträge interessant sein?

„Wer alle relevanten Daten seiner Kunden an einem Ort aufbewahrt, kann diese auch auf Knopfdruck auswerten. Entscheidungsträger im Unternehmen können so schneller auf Marktveränderungen reagieren, Produkte anpassen oder entwickeln. Und das ist ja ein ganz wesentliches Aspekt in der Digitalisierung von Unternehmen“, so Harald Krekeler. Ein weiterer Vorteil aus Office Manager ergibt sich dann fast nebenbei: Die digitale Kundenakte bildet nicht nur die komplette Dokumentation aller Vorgänge rund um den Kunden ab. Da sämtliche Dokumente revisionssicher archiviert werden können, kommen Unternehmer auch ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach, ohne Fristen zu übersehen oder zu vergessen.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de