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Softwarebüro Krekeler:

Schluss mit der Suche nach Belegen und Unterlagen: Mit Office Manager DMS zum effizienten Dokumenten-Management


Königs Wusterhausen – Papierdokumente gehen in Unternehmen durch viele Hände: Rechnungen werden von einem Mitarbeiter geprüft, von einem anderen verbucht und von einem Dritten bezahlt. Und an Projektakten sind in der Regel ohnehin Beschäftigte aus mehreren Abteilungen beteiligt. „Auf dem Weg vom Posteingang bis zur endgültigen Archivierung können Dokumente schnell einmal verlegt, vergessen oder gar verloren gehen. Werden Belege stattdessen automatisch erfasst und digital an die richtigen Bearbeiter weiterleitet, stellt dies nicht nur sicher, dass alles in einem gemeinsamen Ordner verwahrt wird. Diese Dokumente sind dann auch schnell wieder auffindbar“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, und Entwickler der Dokumentenmanagement-Software Office Manager (www.officemanager.de) .

Mit der DMS-Lösung werden alle Dokumenten-Prozesse im Unternehmen komplett elektronisch abgewickelt. Dank einer Schnittstelle zwischen Scannern der ScanSnap-Reihe des japanischen Technologieriesen Fujitsu und der Dokumentenmanagement-Software lassen sich Rechnungen, Verträge und Belege der unterschiedlichsten Papiervorlagen auf Knopfdruck digitalisieren. Gemeinsam mit anderen digitalen Dokumenten und E-Mails können sie dann so archiviert werden, dass sie allen Mitarbeitern jederzeit zentral zur Verfügung stehen. „Daneben lassen sich auch zusätzliche Informationen zu einem Dokument, wie beispielsweise eingescannte Telefonnotizen und Protokolle, gemeinsam mit diesem speichern“, ergänzt Krekeler. Da Office Manager über Schnittstellen zu den etablierten Buchhaltungslösungen DATEV und Lexware verfügt, können auch Buchungsdaten zu erfassten Belegen in das Archiv importiert und dort zusammen mit den entsprechenden Belegen abgelegt werden.

Sämtliche Dokumente werden beim Office Manager via Katalogisierung nach Projekten oder Kunden und Volltextindexierung archiviert. Jedes Dokument wird automatisiert mit Schlagworten versehen, anhand derer es sich später mit wenigen Klicks wieder aufrufen und bei Bedarf weiter bearbeiten lässt. „Wir alle kennen das Problem bei Papierakten: Ein Mitarbeiter legt ein Dokument nach Vornamen ab, der andere sucht unter dem Nachnamen. Angestellte sind oft eine halbe Ewigkeit damit beschäftigt, ein Dokument wiederzufinden. Mit Office Manager gehört die Suche nach Belegen und Geschäftsunterlagen sowie die arbeitsaufwendige Ablage von Dokumenten in Papierarchiven definitiv der Vergangenheit an“, verdeutlicht Harald Krekeler.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de

  Presse-Kontakt
Softwarebüro Krekeler
Lösungen für Dokumentenmanagement
Friedrich-Engels-Str. 45
D-15712 Königs Wusterhausen